Données personnelles

Notion Les données personnelles sont toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable. Dès la réception de la candidature jusqu’à la fin du contrat de travail, l’employeur traite des données personnelles de l’employé. Il doit par exemple connaître les coordonnées, le numéro AVS, les diplômes ou encore le nombre d’enfants à charge de l’employé pour effectuer les tâches administratives.

Certaines données sont toutefois plus sensibles que d’autres. Lorsqu’elles ne sont pas nécessaires à l’exécution du contrat de travail, l’employeur n’a en principe pas le droit de les traiter.

Candidature Diplômes, connaissances linguistiques, nationalité, hobbies… Le curriculum vitae du candidat est une mine d’or de renseignements pour un futur employeur. Il s’agit de données personnelles, parfois sensibles qui plus est. L’employeur doit les traiter avec précaution.

Il ne peut poser de questions que sur les données personnelles qui ont un lien avec le poste de travail. Les questions sur une grossesse ou une volonté de se marier ou d’avoir des enfants sont en principe illicite. L’employeur pourra être accusé de discrimination à l’embauche et être sanctionné.

Google La tendance pour les employeurs est d’effectuer une recherche google sur le candidat à un poste de travail. Lorsque l’employé n’est pas attentif, il rend parfois public des informations personnelles (mariage, enfant) ou compromettantes (photo de soirée un peu trop arrosée). S’agit-il de données personnelles ? Que risque l’employeur s’il refuse d’engager un candidat en raison de ces informations ?

Antécédents judiciaires et situation financière Le casier judiciaire du candidat et l’extrait des poursuites sont des informations confidentielles, personnelles. En principe, l’employeur ne peut pas traiter ces données. Il peut exceptionnellement demander à un candidat de lui fournir un casier judiciaire ou un extrait des poursuites lorsque ces informations ont un rapport direct avec l’emploi envisagé.

Références L’ancien employeur est tenu de donner des références lorsque l’employé en fait la demande. Mais attention ! Certaines données concernant notamment son état de santé, sa situation familiale ou une grossesse sont particulièrement sensibles. La communication de ces données est en principe interdite.

La communication d’autres données, notamment le comportement de l’employé au sein de l’entreprise ou la qualité de son travail, est licite pour autant que l’employé y consente. Il n’est pas toujours aisé de déterminer si l’employé a valablement donné son consentement. Dans certaines situations, son consentement peut être présumé.

Santé et entretien d’embauche Les données qui concernent l’état de santé ou une éventuelle grossesse d’une candidate sont personnelles et sensibles. Elles méritent d’être protégées et de rester confidentielles. L’employeur ne peut poser des questions à ce sujet durant l’entretien d’embauche que si le poste de travail exige des aptitudes physiques particulières.  

Alcool et test de dépistage L’employeur a parfois des raisons de soupçonner que l’employé est alcoolisé en raison notamment de ses propos incohérents ou de son comportement. La possibilité de soumettre un collaborateur à un test d’alcoolémie, que ce soit pour assurer la sécurité des collègues ou des clients ou en vue d’un licenciement, dépendra de la fonction du collaborateur.

Le résultat de ce test de dépistage est une donnée personnelle, qui plus est sensible. L’employeur doit avoir des motifs objectifs importants pour requérir un tel test de dépistage. Il devra également suivre une procédure stricte.

Communication à des tiers En principe, l’employeur doit demander le consentement de l’employé avant de communiquer ses données personnelles à des tiers. Ce principe prévaut sauf s’il existe une loi qui donne l’autorisation expresse à l’employeur de communiquer ces informations. La communication de données personnelles sensibles est toutefois fondamentalement prohibée.

Surveillance L’employeur est parfois tenté, pour protéger ses intérêts, de surveiller ses employés ou l’usage qu’ils font des ordinateurs et portables professionnels. Il a des intérêts légitimes, tels que la sécurité des données des clients ou la volonté d’éviter que les employés passent leurs journées à surfer sur internet. Il souhaite aussi parfois faire le tri entre appels professionnels et appels privés afin de ne rembourser que les frais professionnels de l’employé.

Or, lorsque l’employé consulte des sites internet de nature privée durant ses pauses ou qu’il envoie des messages personnels, il s’agit de données personnelles même s’il utilise des outils professionnels. Quand, en outre, il s’agit de sites politiques, syndicaux, religieux ou de réseaux sociaux, ces données sont sensibles.

Un employeur qui souhaite mettre en place une surveillance doit suivre une procédure stricte et établir une directive. S’il ne le fait pas, il risque de porter atteinte à la personnalité de l’employé et d’engager sa responsabilité. Les données récoltées seront illicites. Cette situation est d’autant plus délicate lorsque l’employé utilise son téléphone ou son ordinateur privé à des fins professionnelles ou vice-versa.

Dossier personnel Durant les rapports de travail, l’employeur crée un dossier qui contient toutes les informations personnelles de l’employé. Des coordonnées aux lettres d’avertissements, les données susceptibles d’être récoltées sont diverses et variées. L’employé a le droit de consulter et de recevoir une copie écrite de son dossier personnel. Il peut toutefois s’agir d’un abus de droit lorsque l’employé tente de récolter des preuves en vue d’une procédure contre son employeur