Frais professionnels

Frais 

De nombreux collaborateurs sont susceptibles d’avoir des frais liés à leur activité professionnelle. Tel est par exemple le cas des cadres, vendeurs ou employés qui sont amenés à se déplacer en Suisse voire à l’étranger chez des clients ou au sein de succursales de l’entreprise. Les frais de téléphonie, d’Internet, d’habillement ou de repas d’affaires sont également courants.

A la charge de l’employeur 

Selon le Code des obligations, l’employeur est tenu de rembourser tous les frais imposés par l’exécution du travail et, lorsque l’employé est en déplacement, les dépenses nécessaires pour son entretien.

En pratique, la distinction entre les frais professionnels qui doivent être remboursés par l’employeur et les frais non professionnels à la charge de l’employé est délicate. Pour ne citer qu’eux : les frais de déplacement, de renouvellement du permis de travail, les frais de repas d’affaires ou encore les frais d’hébergement ou de repas lors de déplacement professionnels posent souvent problème.

Formation continue 

Qu’elle soit demandée par l’employé ou exigée par l’employeur, la formation continue est indispensable pour rester compétitif. La question de la prise en charge des frais de formation et le paiement du salaire est parfois délicate. Dans certaines situations, l’employeur n’est pas obligé de prendre en charge l’entier des frais de formation continue.

Déplacements professionnels 

Certains employés sont amenés à se déplacer dans toute la Suisse ou à l’étranger à la rencontre de clients ou dans des succursales de l’entreprise. L’employeur est tenu de prendre en charge tous les frais supplémentaires qu’occasionne ce déplacement professionnel. Si le remboursement du billet d’avion ne pose pas problème, la question de la prise en charge de certains frais est plus difficile à trancher.

Libération de l’obligation de travailler 

L’obligation de rembourser les frais professionnels subsiste jusqu’à la fin du délai de congé en principe. Lorsque l’employé est libéré de son obligation de travailler, la situation est particulière car il n’a en principe plus de frais à faire valoir auprès de son employeur.

Télétravail 

Moins de déplacements fastidieux, collaborateurs moins stressés : le télétravail a en apparence tout pour plaire. Dans le cadre du travail à domicile, nombre sont les employés qui utilisent leur téléphone ou leur ordinateur portable privés ainsi que leur connexion internet. L’employeur devra régler la question du remboursement des frais.

Utilisation privée/professionnelle 

Les employeurs demandent parfois à leurs collaborateurs d’utiliser leur téléphone, voiture ou ordinateur portable privés à des fins professionnelles, dans le but de simplifier les choses et d’éviter de devoir conclure un abonnement téléphonique ou internet ou encore un contrat de leasing.

Les collaborateurs quant à eux utilisent parfois le matériel professionnel à des fins privées, notamment en envoyant des messages ou en passant des appels personnels depuis le téléphone professionnel ou en partant en weekend avec leur voiture de fonction.

De telles situations peuvent rapidement devenir complexes et engendrer des abus. L’employeur, pour ne payer que les frais professionnels, voudra consulter la liste des appels sur le téléphone ou contrôler les déplacements de la voiture de fonction. Il risque très fortement de porter atteinte à la sphère privée de l’employé et d’engager sa responsabilité s’il ne règle pas cette question au préalable.

Congé-modification 

L’employeur prend parfois à sa charge certains frais du collaborateur, sans qu’il en ait l’obligation. Il peut par exemple couvrir une partie des frais d’assurances maladie ou des frais de transport de ses employés. Lors d’une crise économique, ce sont souvent les premiers frais que l’employeur cherche à réduire ou supprimer.

Il s’agit dans certains cas d’une modification substantielle ou contractuelle du contrat de travail. L’employeur devra passer par le biais de la procédure de congé-modification.